Als Faustregel gilt: Zuerst stehen Datum und Location fest. Danach fragen Sie etwa sieben bis zwölf Monate vor der Hochzeit die Dienstleister an, die an Ihren Termin gebunden sind, also Fotografie, DJ oder Band und Künstler. Für Samstage zwischen Mai und September planen Sie besser am oberen Ende. Den genauen Ablauf mit allen Programmpunkten stimmen Sie zwei bis drei Monate vorher ab.
Die richtige Reihenfolge
Nach der Verlobung wirkt die Liste endlos. Leichter wird es, wenn Sie in der richtigen Reihenfolge vorgehen. Zuerst stehen das Datum und die Location fest, denn alle anderen Anfragen hängen daran. Danach folgen die Dienstleister, die an einem Tag nur eine einzige Hochzeit begleiten können: Fotografie, Musik und Unterhaltung. Erst wenn diese Zusagen da sind, lohnt es sich, den Ablauf im Detail zu planen.
Viele Paare gehen umgekehrt vor und überlegen lange, welche Programmpunkte sie sich wünschen. Bis die Anfrage rausgeht, ist der Wunschkünstler am gewünschten Samstag oft schon vergeben.
Der Zeitplan im Überblick
| Zeitpunkt | Was ansteht | Für die Unterhaltung |
|---|---|---|
| 12 bis 18 Monate vorher | Datum, Budgetrahmen, Location | Ideen sammeln: Musik, Showact, Kinderbetreuung |
| 9 bis 12 Monate vorher | Trauung, Fotografie, Catering | Wunschkünstler anfragen und Termin sichern |
| 6 bis 9 Monate vorher | Musik, Einladungen, Kleidung | DJ oder Band buchen, Showact festlegen |
| 3 bis 6 Monate vorher | Dekoration, Trauzeugen einbinden | Programmpunkte grob in den Ablauf setzen |
| 4 bis 8 Wochen vorher | Ablauf mit Location und Dienstleistern abstimmen | Zeiten, Technik und Platz mit allen Künstlern klären |
| In der Woche davor | Letzte Details, Ansprechperson für den Tag benennen | Zeitplan an alle Künstler schicken |
Die Zeiträume sind eine Orientierung. Wer in der Nebensaison oder unter der Woche heiratet, hat meist mehr Spielraum. Wer an einem beliebten Samstag im Sommer feiert, plant besser am oberen Ende.
Warum Samstage im Sommer früh vergeben sind
Die meisten Paare heiraten zwischen Mai und September, und das am liebsten an einem Samstag. Damit konkurrieren an wenigen Wochenenden sehr viele Hochzeiten um dieselben Fotografen, Bands und Künstler. Ein gefragter Showact kann an jedem dieser Samstage nur einmal auftreten.
Im Winter ist es umgekehrt. Viele Locations und Dienstleister haben dann freie Termine, und die Planung ist entspannter. Auch ein Freitag oder Sonntag vergrößert die Auswahl deutlich.
Viele Verlobungen fallen in die Weihnachtszeit. Wer sich an Weihnachten verlobt und schon im kommenden Sommer heiraten möchte, sollte deshalb gleich im Januar die wichtigsten Anfragen stellen.
Programmpunkte im Tagesablauf einplanen
Gute Unterhaltung hat einen festen Platz im Ablauf. Bewährt haben sich diese Momente:
- Nach der Trauung: Beim Sektempfang warten die Gäste, während das Paar Glückwünsche entgegennimmt und Fotos macht. Hier passt Unterhaltung, die zu den Gästen kommt. Ideen dafür sammelt der Ratgeber Unterhaltung beim Sektempfang.
- Zwischen den Gängen: Kurze Programmpunkte am Tisch halten die Stimmung, ohne die Gespräche zu unterbrechen.
- Vor der Party: Eine Show für alle bringt die ganze Gesellschaft zusammen, bevor die Tanzfläche öffnet.
- Zu später Stunde: Musik, Mitternachtssnack und Gespräche. Weiteres Programm braucht es hier meist nicht.
Planen Sie zwischen den Programmpunkten genug Luft ein. Reden, Essen und Fotos dauern fast immer länger als gedacht. Wer auf klassische Spiele verzichten möchte, findet Alternativen im Ratgeber Hochzeit ohne peinliche Spiele.
Fragen, die Sie jedem Künstler stellen sollten
- Ist unser Datum noch frei, und wie lange wird es für uns reserviert?
- Gibt es Videos von echten Auftritten auf Hochzeiten?
- Wie lange dauert das Programm, und wann im Ablauf passt es am besten?
- Was wird vor Ort gebraucht: Platz, Strom, Mikrofon, Licht?
- Wie flexibel ist der Künstler, wenn sich der Zeitplan am Tag verschiebt?
- Wie laufen Anzahlung, Bezahlung und eine mögliche Absage?
Ist Ihr Datum noch frei?
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